DOCUMENTOS COMERCIALES.

Los documentos comerciales son constancias escritas originadas por una transacción mercantil tendientes a establecer las relaciones que existen entre las partes intervinientes, en sus fases, y las obligaciones emergentes de las mismas, y que desde el punto de vista contable sirven en base para la anotación en los libros o requisitos de contabilidad.

BALANCE DE COMPROBACIÓN.

BALANCE DE COMPROBACIÓN.

Este balance sirve para comprobar que la suma de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas que han intervenido en la Contabilidad, totalicen valores iguales, de ser así se tendrá la certeza de que el proceso estuvo bien realizado, caso contrario hay necesidad de volver a revisar el proceso de mayorización hasta que los totales cuadren, es decir totalicen cifras iguales.

A continuación vamos a observar el Balance de Comprobación luego del proceso de mayorización antes expuesto.

Con este balance hemos podido comprobar que el proceso se realizó correctamente, en razón de que obtenemos cifras iguales tanto en el Debe como en el Haber de las Sumas, cuando estas dos columnas cuadran, es un buen indicio de que las otras dos columnas de saldos, también van a cuadrar y efectivamente así es.

Con este pequeño ejercicio el lector puede tener una mejor idea del desarrollo del proceso contable, hemos incluido aquí únicamente cuentas del Estado de Situación pero posteriormente incluiremos también cuentas de ingresos y gastos.

Al realizar un análisis de las dos primeras cuentas del Balance de Comprobación observamos que estas han registrado movimientos tanto en el Debe como en el Haber, esto se pone de manifiesto también en las cuentas de mayor y se debe a que las cuentas que representan mayor liquidez como son Caja y Bancos, siempre tienen mayor movimiento que las otras cuentas, por tanto es preciso que cuando se haga este tipo de ejercicio, la T para estas cuentas, sea un poco más grande que el resto de cuentas para poder registrar un mayor número de movimientos.

Una vez totalizadas las cifras, se traza doble línea debajo de los valores, para indicar que se encuentran cuadrados, finalmente es necesaria una firma de responsabilidad del Contador que certifica este Balance.

MAYORIZACION.

La mayorización es el proceso mediante el cual conforme van apareciendo las cuentas en el Diario General se utiliza una T para en ella registrar los valores debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, como es lógico este proceso no se puede dar sin previamente disponer de un Libro Diario en el que ya existan registros. Para ilustrar de mejor manera el proceso de mayorización vamos a realizar el siguiente ejercicio:

LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SU CLASIFICACION.

Los Estados Financieros son documentos esencialmente numéricos que a una fecha o por un período determinado presentan la situación financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un período determinado y el comportamiento del efectivo.  La importancia de los Estados Financieros viene dada por la necesidad de las empresas conocer y dar a conocer su situación determinada generalmente en un período contable de 1 año o menos.
Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos de: universalidad, al expresar la información clara y accesible; continuidad, en períodos regulares; periodicidad, que se lleven a cabo en forma periódica; oportunidad, que la información que consiguen sea rendida oportunamente.

LOS ESTADOS FINANCIEROS  SON:

Estado de Situación o Balance General.
Estado de Ganancias y Pérdidas.

Estado Flujo de Efectivo.

Son periódicos porque se preparan tras finalizar cada período contable, que generalmente es de 12 meses.  Todos los Estados Financieros deben contener nombre del negocio, nombre del Estado y período que abarca.

CONCEPTO DE HOLA DE TRABAJO.

Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.

LA FACTURA.

La factura es la relación escrita que el vendedor envía al comprador detallando las mercaderías que ha vendido e indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. 

IMPORTANCIA:

La factura es el documento principal de las operaciones de compra-venta  al contado o crédito. La misma es el comprobante de la deuda del comprador con el vendedor. Por este motivo sirve a uno y otro para contabilizar las operaciones realizadas como compra o pagar para el comprador y como venta a cobrar para el vendedor.

AL MOMENTO DE SU EMISIÓN DEBEMOS.

Ø  Señalar el lugar y fecha de emisión.

Ø  Indicar datos completos del comprador.

Ø  Detallar la condición de venta: Contado-Crédito.

Ø  Registrar los siguientes datos completos en las columnas respectivas.

Ø  El código de las mercaderías.

Ø  La cantidad de las mercaderías.

Ø  El precio unitario de cada bien o servicio.

Ø  Establecer si los bienes o servicios corresponden a operaciones Gravadas o Exentas.

Ø  El importe de las mercaderías.

Ø  Totales de venta con o sin impuesto incluido.

Ø  El I.V.A. 10%.

Ø  El total a pagar incluyendo el I.V.A.

Ø  Escribir en letras el total a pagar.

Ø  Indicar el número y fecha de la Nota de Remisión si es que existiese.

EL LIBRO DIARIO.

Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación.

El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.

En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el siguiente.